Как расставлять приоритеты в задачах

​Добрый день коллеги

У вас бывало такое, что вы тонете в текущих задачах, отработали весь день, а результата вроде как и нет. Вам нужно поработать с приоритетами.

Помню когда я был молодым и зеленым ГИПом, директор как-то мне сказал

«Владимир Саныч, запомни: задачи бывают срочные и важные, нельзя чтобы срочные мешали важным».

Тогда я еще не знал про матрицу Эйзенхауэра и систему распределения приоритетов, но слова эти запомнил. Уже позже я познакомился и стал применять эту самую матрицу Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра

Создана президентом США Д. Эйзенхауэром и позволяет системно распределять задачи по приоритетности, что позволяет вам навести порядок в своих задачах и избежать завала. Этот метод подходит всем, от ГИПа до фрилансера, помогая повысить эффективность. В чем же ее суть, представьте две координатных оси, 1 — важность, 2 — срочность.

На этом графике мы выделяем четыре квадрата:

А- важно и срочно

В — важно и не срочно

С — неважно и срочно

D — неважно и несрочно

А — это самые неотложные, «горящие» дела, которые необходимо сделать в первую очередь и вам нужно стремиться чтобы таких дел было минимальное количество.

В — составляет вашу основную, фундаментальную деятельность, это заблаговременная, плановая работа над важными задачами и вам важно чтобы задачи из квадрата В не переходили в квадрат А.

С — дела которые, в основном, можно и нужно делегировать, потому что они отнимают время у квадрата В.

D — дела, от которых нужно либо вообще избавляться, либо делегировать. В эту же категорию входят различные личные дела не относящиеся к работе (перекуры, попить кофе, почитать новости, залипнуть в телефоне и т.п.)

Как распланировать работу?

Для начала следуйте алгоритму внедрения матрицы Эйзенхауэра в работу:

• Оцените своё умение расставлять приоритеты и действовать как запланировали
• Высчитайте проценты, проанализируйте полученные цифры и признайте проблему.
• Разработайте стратегию, чтобы изменить баланс приоритетов в следующей последовательности: В, А, С, D.
• Придерживайтесь выработанной стратегии по расставлению приоритетов.
• Проведите анализ через месяц

Как начать использовать матрицу

1. Заведите блокнот или таблицу в Excel
2. Каждое утро записывайте задачи и распределяйте их по категориям.
3. Оцените ваше текущее процентное распределение задач по матрице. В идеале процентное соотношение по приоритетам к которому вам нужно стремиться, должно быть:

Важные и срочные (А) 10-15 %

Важные и несрочные (В) 60-70 %

Неважные но срочные (С) 10-20 %

Неважные и несрочные (D) 0-5 %

1. Отслеживайте прогресс через месяц.

Если у вас львиную долю занимают дела из квадратов А, С и D, вы скорее всего подвержены спешке, суматохе, тревоге и эмоциональному выгоранию, что приводит к неорганизованности и отсрочке выполнения важных задач.

Чтобы выстроить задачи согласно их значимости в рамках одного квадрата, задайте себе фокусирующий вопрос: «Какое одно дело я могу сделать, чтобы в результате всё остальное стало проще или вообще не нужно?» Это приводит к конкретике — выбрать можно только один вариант.

Если вы еще не используете матрицу Эйзенхауэра, попробуйте её применять хотя бы месяц. Вы заметите, как ваша продуктивность возрастёт.