Как управлять командировками в сфере изысканий

Стратегию - себе, тактику - агентству

Маркетинговое агентство «РБК исследования» опубликовало отчет «Рынок бизнес-тревел услуг в России 2023». В нем рассказывается о влиянии на деловые поездки переломного 2022 года, когда для нашей и западных стран все пошло не по плану.

Этот период характеризуется уходом из России многих зарубежных сервисов, которые позволяли легко и просто организовать поездку: Booking.com (бронирование отелей), AirBnB (бронирование жилья) и другие. Последствием стало развитие отечественных дистанционных онлайн-услуг, предыдущим толчком для них была пандемия.

Компании, которые прибегают к помощи бизнес-тревел агентств, сосредоточены в Москве и Московской области, - 67%. Десятая часть заказчиков находится в Санкт-Петербурге. 

Рис. 1.

В разрезе отраслей лидируют предприятия энергетики, добывающей и обрабатывающей промышленности, информационных технологий и телекоммуникаций – 31% от общего количества заказчиков. Строительные компании занимают нишу чуть больше 3%. 

Рис. 2.

49% заказчиков – государственные компании, 51% – частные. Это соотношение стабильно и с годами не меняется.

«Обычно заказчики оставляют стратегические задачи себе, а тактику, то есть рутину – покупку билетов, отчетность, перекладывают на агентство. Получается удобная услуга одного окна», - пояснил управляющий директор группы компаний АТН Филипп Лукьяненко на вебинаре «Как компаниям удваивать результаты бизнес-мероприятий».

«Агентство гарантирует цены на отели и порой предоставляет отсрочку платежа до 30 дней. Для некоторых клиентов это очень привлекательные возможности, хотя агентству нежелательно становиться временным кредитором», - прокомментировал директор по развитию Smartway Travel Group Илья Вагнер на онлайн конференции «Командировки-2024: как планировать и учитывать риски».

Организатор упомянутого вебинара и конференции – Smartway, онлайн-сервис организации командировок на базе российского ПО.

Иногда авось – лучшая стратегия

Поездки-праздники бывают в строительной сфере редко, разве что раз в год произойдет торжественное открытие завода. В остальное время это будничные путешествия по работе.

Руководитель интернет-сообщества «Инженерная геофизика» в соцсети «ВКонтакте» Максим Прохачев (Пермь) рассказал, что в бытность его работы в крупной компании поездками занимался менеджер по логистике. Он искал билеты, жилье и выстраивал маршрут, все продумывал до мелочей.

«Когда я перешел на работу в маленькую компанию, то уже сам себе организовывал поездки. Билеты и квартиры искал в интернете, заранее жилье не бронировал, чтобы не платить неустойку хозяевам квартир в случае отказа. Не всегда знаешь, когда уедешь, поэтому я приспособился на месте подыскивать жилье на «Авито», - поделился опытом М.Прохачев.

«В зависимости от проекта компания либо только оплачивает расходы, или же берет на себе и организацию, и оплату», - продолжил разговор эколог-изыскатель из ООО «Метрополия» Владимир Береснев (Пенза).

«Заказываю билеты на специализированных сайтах, как Tutu. Гостиницы бронирую на их сайтах», - вступила в беседу директор ООО «СЗРК» Екатерина Гринцевич (Санкт-Петербург).

Руководитель группы проезда и проживания персонала «Газпром Автоматизация» Юлия Ульяхина рассказала на конференции, что компания постоянно снаряжает специалистов вахтой в разные точки России. Не успеет уехать одна группа, тут же начинается подготовка другой, поэтому без помощи сторонних агентств и сервисов автоматизации не обойтись.

Планировать поездки сложно, не знаешь, какие строительные проекты будут реализовываться через полгода. По этой причине нельзя утвердить сразу на год корпоративный бюджет командировок. Цены на авиа- и железнодорожные билеты изменчивы. Реально договориться только с отелями о корпоративных ценах, констатировала Юлия Ульяхина.

Стоимость поездок по закону и по желанию

Существуют суточные командировочные расходы, продиктованные трудовым законодательством, от 700 рублей, и бюджет, который компании готовы выделять дополнительно.

«В моей организации выделяется 700 рублей человеку в сутки, питание за счет организации. Билеты на самолет или поезд, гостиницы оплачиваются заранее с расчетного счета, топливо компенсируется сотруднику по факту. Расходы в этом году выросли, так как дорожает питание и гостиницы. Самые дорогие командировки – в Москву», - уточнила Екатерина Гринцевич.

Обычный командировочный коллектив ООО «СЗРК» - 10 человек: архитекторы, сканировщики, реставраторы. Специалистов для геологических, археологических и геодезических изысканий нанимают на месте. В регионы европейской части России отправляются на личных машинах, в Сибирь – на самолете.

Сотрудники охотно едут далеко, особенно если предстоит обследовать здание 12-16 веков. Команда работает на объекте от двух недель до месяца, затем на место выезжают только руководители, главный архитектор проекта и главный конструктор.

Предположим, нужно совершить деловое путешествие на машине из Пензы в Волгоградскую область, а это три дня – один на работу и два на дорогу, привел пример Владимир Береснев. Таким образом, 2100 рублей – суточные, 5500 рублей – жилье, 4500 рублей – топливо. Итого 12100 рублей.

Не только ночевать, но еще отдыхать и работать

Вид жилья зависит от бюджета, от организатора, места работы, от пожеланий и даже капризов сотрудника.

Самый популярный вариант – квартира. В ней обязательно должна быть стиральная машина, чтобы стирать спецовку. Интернет необходим инженерам для передачи материалов о проделанной работе, еще это возможность занять себя в свободное время. Сотрудники старшего возраста, которым интернет не нужен для выполнения служебных обязанностей, всегда уточняют, есть ли в квартире телевизор.

«В 8 из 10 случаев сталкиваюсь с тем, что в квартире нет отдельного стола и стула, приходится пристраиваться с ноутбуком на кухне или на подоконнике, - сообщил Владимир Береснев. - Не все арендодатели готовы предоставлять чеки, а нам они нужны для отчета о командировочных расходах».

Если изыскатели выезжают на объект вдали от города, у них основной вариант – аренда дома. Бывает, что удобства на улице, а отопление – печное.

На месторождениях и в других точках, далеких от городов и сел, командировочные живут в вагончиках. В бытовом отношении вагончик даже лучше частного дома без удобств, но есть большие проблемы с интернетом и мобильной связью. Сотрудники среднего и старшего возраста переносят эти условия спокойно, а молодые мучаются, если нет связи.

Специфика командировок Екатерины Гринцевич позволяет останавливаться в трехзвездочных отелях. «Проблемы бывают только с шумными соседями, но они всегда решаемы», - констатировала она.

Руководитель проектов компании HeadHunter Нинель Бокман рассказала на конференции, что регулярно приходится собирать на встречи ИТ-специалистов, разбросанных по разным городам. Однажды сотрудник не захотел находиться в отеле Radisson вместе со всей командой. За свой счет поселился в другом отеле, а в этот ходил на завтраки, потому что они лучше.

Начальник управления по организации мероприятий и деловых поездок «Центра корпоративных решений» Виктория Литорина добавила, что их сотрудники вольны выбирать гостиницу не дороже 5000 рублей. Столько компания готова компенсировать, остальное – за личные средства.

Выводы

Изыскательские компании продолжат расширять географию деятельности. Таким образом они повышают свою конкурентоспособность. Поэтому без поездок обойтись невозможно.

Изыскатель скорее выберет частное жилье с интернетом и стиральной машиной, чем отель, потому что ему нужно решать бытовые и рабочие вопросы и чувствовать себя свободным.

Рынок съемных квартир в России не настолько развит, как хотелось бы командировочным, но подвижки есть. В Госдуме готовится к принятию закон о краткосрочной аренде жилья, который призван обелить рынок, и тогда у командировочных не будет проблем с отчетностью о поездке. Сейчас только половина хозяев готовы выдать чек и заключить договор.

Благодаря интернету несложно самому себе организовать поездку, но, если этого не хочется делать, все хлопоты можно переложить на специализированное агентство.